Ventanilla.org

Ventanilla.org (English-Intro):
 

When we need to know how to do a particular administrative procedure and search for information online, right now we are very likely to fall into “clickhunter webpages”: sites with very poor information and highly connected among them, just designed to accumulate visits, not to help citizens. The information we look for is scattered and hidden all over places like forums comments and facebook groups.

Ventanilla.org would be a single website where prosumers can collect, filter and correct all the info related to the interactions between them and the national, regional and local institutions.

Then, is Ventanilla.org just a collaborative repository of burocratic knowledge?

NO, its scope is much more ambitious: Using some gamification strategies as a bait, we will get anonymized tracks of how prosumers follow procedures, their times, the problems they find and how they solve: A ver rich data, perfect for extracting metrics about how burocracy actually works, and where and when it does not. A great data set that will tell us how to harmonize processes and how to optimize the burocratic engine performance. 

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      Origen del proyecto, problemática a resolver:

Más temprano que tarde toda persona debe de lidiar con hacer trámites en la administración pública, desde obtener el DNI hasta crear una empresa, pasando por cobrar el paro. Pero de inmediato se encuentran barreras, por dónde comenzar, a dónde dirigirse, este trámite depende de la administración nacional o de la comunidad o qué documentos se deben aportar. Y es que la información necesaria para realizar tales trámites, de encontrarse, está dispersa entre las diversas administraciones, puede ser parcial o no estar actualizada; por lo que llevar a cabo un trámite puede ser una tarea de perseverancia y cada usuario se vuelve un experto en ello, pero esa experiencia se pierde, o en el mejor de los casos se diluye en foros y otros rincones de internet. ¿Cómo concentrar esta información y cómo aprovechar la experiencia de cada persona para hacer más fácil el enfrentarnos a la burocracia?

VENTANILLA.ORG:

Se trataría de crear un recolector de información viva que permita extraer datos sobre como la ciudadanía se relaciona con las administraciones públicas, con el fin de procesar estos datos y obtener indicadores y conocimiento sobre la salud de esta interacción y el funcionamiento de la administración desde el lado del ciudadano.
Para ello, construiríamos un repositorio colaborativo de referencia, donde los prosumidores pudieran encontrar toda la información relativa a los trámites que necesitan realizar.

La clave para facilitar la colaboración de los usuarios a la hora de actualizar y mejorar los contenidos, pasa por una estrategia de ludización:
El usuario define el trámite que quiere hacer y aporta datos sobre sus condiciones particulares. El sistema basándose en la info ya acumulada por otros usuarios y estas condiciones, crea un itinerario particular para ese trámite y ese ciudadano: lo que llamaremos “Una misión”.
El usuario tendrá una lista de tareas que podrá ir usando para mantener actualizado el estado de la misión, y a su vez podrá ver estadísticas sobre tiempos y completitud, así como consejos e información extra, basadas en la experiencia de los ciudadanos que previamente han hecho trámites similares.
Para algunos ciudadanos la burocracia es algo oscuro: nunca sabemos que trampas tenemos por delante, cuanto nos va a llevar ni estamos totalmente seguros de llegar a buen puerto, aun cumpliendo los requisitos de entrada.
Con esta hoja de ruta llamada misión, el usuario sabe:

  • Todos los pasos seguidos para un caso tan parecido al suyo como sea posible. Incluyendo trámites, direcciones, contactos, formularios descargables, instrucciones, enlaces...

  • Los tiempos medios totales y de cada subtrámite.

  • Los porcentajes de éxito, y las causas de desistimiento de cada parte.

  • Las soluciones aplicadas por otros usuarios

Y todo en una misma vista, editable (cada vez que marcamos una tarea como realizada, el usuario debe añadir algún dato)

Es manifiesta la necesidad de contar con una masa crítica de contenido para que esto pueda arrancar.
Por ello proponemos aglutinar a agentes sociales que atesoran gran experiencia de interacción con la administración pública en sus distintas áreas de interés, y para quien considera una de sus funciones dar a conocer ese knowhow. Pensamos que pueda haber gran cantidad de asociaciones, ONGs, sindicatos y demás agentes dispuestos a colaborar para una carga inicial.

HERRAMIENTAS UTILIZADAS:
  • Programado en Python, con Sublime2
  • Framework Web: PyBottle
  • BBDD: RethinkDB-MongoDB
  • Front: jQuery, Bootstrap, Alpacajs, D3js...
  • Diseños: Adobe Illustrator, InDesign.  

 

REALIZACIÓN:

El proyecto fue realizado entre el día 8  y el 20 de Mayo de 2015. 

Equipo:

Participaron en el desarrollo del mismo:

  • Enrique Pérez Martín como promotor, definición del proyecto y programación.
  • Juan Pablo Fassi, Diseño gráfico, recolección de casos y visualización.
  • Ricard Carbonell: Realización de video.
Desarrollo del taller:

El viernes 8 de Mayo nace literalmente Ventanilla.org como proyecto: hasta entonces pertenecía exclusivamente al mundo de las ideas.

Comenzamos con una pequeña reunión en la que analizamos el proyecto y fijamos los objetivos para los primeros días.

Ya en la presentación de proyectos y el debate subsiguiente quedó manifiesta la imposibilidad de desarrollar una herramienta plenamente funcional durante el desarrollo del taller, y acordamos como objetivo la definición de un marco teórico y la programación de un prototipo reducido con unos pocos casos para mostrar el potencial de la herramienta.

Los casos sugeridos como potencialmente interesantes son:

  • - Primeros pasos en el paro: Servicios de empleo regionales y SEPE.
  • - Creación de empresas.
  • - Info sobre oposiciones y concursos públicos.

Las primeras tareas asignadas son:

Enrique: Definición y setup de la plataforma. Se plantea investigar RethinkDB como BBDD alternativa.

Juan Pablo: Búsqueda de datos y definición de scope de casos a incluir en el prototipo.

Con el comienzo de la segunda semana de actividades (11 de Mayo) nos metemos en materia:

Chuli!

Análisis de RethinkDB como base de datos del proyecto:

RethinkDB resulta ser una herramienta muy potente con cualidades pertenecientes a ambos lados de la frontera SQL - NoSQL (en concreto el sistema de queries ReQL, que permite JOINS y transactions) muy interesante para poder conjugar la flexibilidad de formato a la hora de añadir todo tipo de informaciones y comentarios poco estructurados a la instancia personalizada de cada proceso administrativo lanzado por el usuario, con capacidades de filtrado y análisis.
El segundo interés despertado por RethinkDB, es la capacidad de responder consultas en formato stream, lo cual conjugado con D3js promete interesantes posibilidades sobre visualizaciones actualizadas en tiempo real.
El tercer punto de experimentación con RethinkDB es la posibilidad de hacer request directamente desde el cliente js a la base de datos, usar el RethinkDB directamente como API. Decidimos que en lo que tenemos más soltura con la herramienta y la seguridad, tiene más sentido dejar que todo el acceso a BBDD pase por el controlador.

Preparamos el entorno para RethinkDB y creamos un pequeño formulario para probar las operaciones CRUD.

Desde la parte del caso de estudio, decidimos centrar el scope del prototipo en un par de procedimientos sencillos a realizar con las oficinas de empleo.
Solicitar la prestacion de empleo se nos antoja como un caso interesante pues:

- Depende de administraciones de distinta granularidad: Es necesario inscribirse como demandante de empleo en las oficinas regionales, pero la prestación la otorga y regula la institutción nacional.
- Tiene variaciones regionales (los procedimientos de inscripción como demandante de empleo varían entre las distintas comunidades autónomas).
- Es "anidable". Se dá el caso, interesante desde el punto de vista de la estructura de datos, de que hay trámites que para un determinado ciudadano pueden ser el objetivo final de su gestión, pero para otros sea un prerrequisito.

12 de Mayo:

Descubrimos AlpacaJS como motor de formularios. AlpacaJS crea formularios para web a partir de estructuras definidas en formato JSON. Decidimos que es perfecto para tener toda la estructura de formularios en base de datos, donde son más facilmente modificables y actualizables, y servirlos via api al cliente js.

Topamos con los primeros contratiempos:

Rethink DB se comporta de manera errática ante ciertas búsquedas. La sensación es que las queries se van quedando abiertas.

En la parte de datos, no encontramos estadísticas disponibles sobre tiempos de resolución ni espera para la cita previa en las distintas comunidades.
Decidimos centrar el prototipo en dos: Castilla y León, y Madrid.

13 de Mayo:

Investigamos los problemas con RethinkDB. Al final del día y sin haber encontrado las causas originales del problema, decidimos no perder más tiempo y volver a MongoDB como base de datos del proyecto. RethinkDB es una herramienta muy nueva, con mucho camino de desarrollo aun por recorrer y probablemente no la más adecuada para un equipo no demasiado experto.


14 de Mayo:

Rehacemos las conexiones y las queries para MongoDB, y seguimos adelante con la definición de la estructura de datos de cada proceso.

Empezamos a intuir lo quimérico de intentar encuadrar dentro de una base de datos, por muy flexible que seamos con los formatos, toda la causística potencial de la burocracia.
Cada vez con más frecuencia al buscar soluciones a los problemas nos vamos topando con términos como Ontología o computación cognitiva... ámbitos completamente fuera de nuestras capacidades y conocimientos... 

http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASH0179/90e95c8f.dir/doc.pdf

 

 

16 de Mayo:

Experimentamos con visualizaciones D3 básicas, reutilizando códigos de terceros.

Los datos utilizados para esta visualización, provienen del portal de datos abiertos del Ayuntamiento de Madrid. Es cuando menos paradójico que los únicos datos que nos puedan valer para visualizar algún impacto de la relación del ciudadano con los organismos de empleo, venga de una institución que no participa oficialmente del proceso estudiado (como es la solicitud de prestaciones) que requiere de la realización de trámites con las administraciones de las comunidades autónomas y a nivel nacional. 

Chuli!

 

18 de Mayo:
Hay que empezar a cerrar y la aplicación aún no está lista en absoluto...

No les vaaaaaaa a dar tieeeeempooooo!



CONCLUSIONES y PROPUESTAS DE CONTINUACIÓN:

De cara a la continuación del proyecto al termino del taller, sería muy conveniente tener en cuenta algunos aspectos aprendidos durante el desarrollo del mismo:

- Burocracia, complejidad y teoría del caos:

El sistema es poco determinista: cada ciudadano es un mundo, cada administración otro, cada oficina un tercero y cada funcionario un cuarto... y todos ellos van variando con el tiempo.
Al final el sistema contiene una dosis importante de caos que hace cada trámite en particular un tanto impredecible, y mucho menos a partir de experiencias que no son idénticas, sino similares: "Un subdirector bate las alas en California y una subvención es rechazada en Sidney"...

Para realizar con éxito un programa capaz de integrar con éxito toda la causística potencial en una estructura de datos estándar, sin añadir filtros específicos para los distintos eventos, parece necesario desarrollar herramientas completamente fuera de nuestras capacidades actuales: Ontología de proceso burocrático, computación cognitiva, redes neuronales... proyectos de años por equipos multidisciplinares especializados... 

El alto grado de éxito en la realización de trámites burocraticos radica en el interés o necesidad del propio usuario por realizarlo: hay un elemento activo en el proceso que va "recalculando la ruta" constantemente. En este entorno, la aplicación ventanilla.org tal y como se planteaba, requeriría que todos esos reajustes fueran proporcionados por el usuario, de manera que se convierte más en un trámite extra que en una brújula guía.

Este camino no parece muy bueno... ¿pero hay otros?

-Sí, sin duda hay muchas otras formas de mejorar lo presente en temas de centralizacion de información, puesta al día, gestión del ciclo de vida de la información del trámite...

Propuestas a evaluar serían:

Aproximación RAE: LIMPIA, FIJA Y DA ESPLENDOR.

Sencillamente un wiki pública única donde la administración centralizara-vinculara sus publicaciones y que los ciudadanos limpiaran de procedimientos muertos o comentarios basura, fijaran los estandares que funcionan, ordenando y clasificando correctamente la información y mostraran los datos de manera más accesible y visual. La misma información dispersa pero centralizada, tamizada y bien expuesta.

Aproximación StackOverflow:

El mundo de la programación también es caótico. Cualquiera que programe sabe que una diferencia en la versión de un plugin, o dependencia de unos cientos de lineas de código anterior, son suficientes para que mi problema no se solucion de la misma manera que el tuyo, la causistica tampoco es determinista. Sin embargo hay comunidades de tecnologías increiblemente saludables que solucionan casi cualquier problema en muy corto plazo. Sería muy interesante desarrollar un ventanilla.org, como solución reactiva a los problemas burocráticos al estilo StackOverflow.

Las principales incompatibilidades de modelo de StackOverflow con la burocracia española son:
- Comunidad internacional Vs administración local.  Las comunidades en StackOverflow son enormes y saludables porque "extraer un elemento de un array en JS" es lo mismo para un desarrollador Finlandés, para un keniata nonagenario o un adolescente japonesa. Los procedimientos de la diputación de Burgos no generan tanto interés internacional.

- Cuando en una tecnología se descubre un bug, un punto donde el caso se convierte en problema y requiere un cambio del sistema, la comunidad está interesada y "tiene capacidad para cambiarlo". En el caso de la administración, el ciudadano está menos capacitado para promover estos cambios. Además tiene más problemas para acreditar su autoridad en la materia.

Aproximación "Crea comunidad y la comunidad creará las herramientas que necesite":

Intentar crear un sistema que requiere de masa crítica de participación para generar datos que sean analizables y sea de ese análisis del que saques el rendimiento que justifique el propio desarrollo, es empezar la casa por el tejado. ¿Qué tal si lo hacemos al revés? Creamos un espacio de encuentro donde la gente entre a contar sus experiencias traumáticas con la administración. Si la masa de participación llega a ser suficiente, entonces buscamos la forma de conseguir una participación más estructurada, y desppúes analizamos esa participación.
Este camino no es excluyente y puede ir de la mano de uno de los anteriores, como foro filtrado lateral (un reddit o similar)

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Martes, 5. Mayo 2015
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Posts | 10.04.2015 - 16:01 Publicado por Enrique PerezMartin | Nº de comentarios: 0
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Posts | 10.04.2015 - 12:25 Publicado por Enrique PerezMartin | Nº de comentarios: 0
¿Qué es ventanilla.org? Un interfaz entre ciudadania y administración para facilitar los trámites a los primeros y evaluar el funcionamiento de la segunda.
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Posts | Vie, 10/04/2015 - 12:25 Publicado por Enrique PerezMartin | Nº de comentarios: 0
¿Qué es ventanilla.org? Un interfaz entre ciudadania y administración para facilitar los trámites a los primeros y evaluar el funcionamiento de la segunda.

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